Ein Arbeitsablauf, englisch "workflow", ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation. Der Arbeitsablauf betont dabei die operativ-technische Sicht auf die Prozesse, während der in der Definition nahe stehende Geschäftsprozess den Bezug zu betriebswirtschaftlichen Faktoren wie Kosten und Erlösen betrachtet, z. B. bei einem Handelsprozess.
Dabei kann ein IT-System den Ablauf unterstützen, ihn mit notwendigen Daten versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln.
myCMDB unterstützt bei Bedarf jeden Vorgang durch einen frei definierbaren Workflow. Über den Workflow werden die einzelnen Bearbeitungsschritte zur Abarbeitung des Vorgangs definiert, z. B.
- welcher Bearbeiter oder welche Bearbeitergruppe den nächsten Schritt ausführen soll
- wer per Mail von der Zuständigkeit benachrichtigt werden soll
- welche Schritte in Abhängigkeit von Dateninhalten notwendig sind.
Für jeden Itemtyp der Gruppe Vorgang kann ein eigener Workflow definiert werden. Dieser wird dann automatisch bei der Neuanlage des entsprechenden Items initiiert und dem Bearbeiter zugewiesen, der den Vorgang eröffnet hat. Nach erfolgreicher Eingabe der Basisdaten des Vorgangs prüft die Workflow-Engine, welche weiteren Schritte ggf. in Abhängigkeit der eingegebenen Daten notwendig sind und leitet den Vorgang entweder direkt weiter oder unterstützt den Bearbeiter bei der Weiterleitung des Vorgangs. Der neue Bearbeiter erhält bei Bedarf eine eMail, die ihn über die Zuordnung informiert und der Vorgangsschritt wird in der Aufgabenliste des Bearbeiters angezeigt. Wurde der Vorgang an eine Bearbeitergruppe weitergeleitet, dann erscheint der Vorgangsschritt in den Aufgabenlisten aller der Gruppe zugeordneten Bearbeiter.